Automatiser la gestion administrative RH, grâce à l’intelligence artificielle (IA) et les plateformes No-code, simplifie les processus liés aux ressources humaines. Cela inclut la gestion des données du personnel, des contrats, des déclarations obligatoires, ainsi que le suivi des congés et absences, tout en garantissant la conformité réglementaire.
En digitalisant la gestion administrative, les entreprises bénéficient d’une meilleure visibilité sur le cycle de vie des collaborateurs, facilitent la gestion des talents et assurent une expérience fluide, conforme au RGPD. L’objectif : rendre la gestion RH plus agile et performante.
Les contraintes administratives et réglementaires dans les RH
La gestion administrative du personnel en entreprise est encadrée par des contraintes légales et réglementaires complexes, visant à protéger les droits des salariés et à assurer la conformité des procédures. Parmi ces contraintes, le RGPD (Règlement général sur la protection des données) joue un rôle central. Il impose des règles strictes concernant la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles.
Les entreprises doivent informer leurs employés, justifier la base légale des traitements, respecter les durées de conservation des documents, et permettre l’accès ainsi que la rectification des informations détenues. Face à cette complexité, les équipes RH sont confrontées à une lourde charge de travail. Elles doivent mettre en place des processus rigoureux pour garantir la conformité tout en gérant un volume croissant d’informations et de tâches répétitives.
Automatiser la génération et vérification des contrats avec IA (NLP) et automatisations No-code (Zapier, Make)
Gestion des contrats
L’automatisation de la gestion des contrats représente un levier clé pour optimiser les processus administratifs dans le domaine des ressources humaines. Avec l’intelligence artificielle, et plus particulièrement le traitement du langage naturel (NLP), il désormais possible de générer automatiquement des contrats personnalisés. Ceux-ci sont adaptés aux spécificités de chaque employé ou poste, tout en garantissant leur conformité avec les réglementations en vigueur.
Grâce à l’IA, les clauses des contrats sont analysées, les incohérences ou anomalies potentielles détectées, et des formulations conformes aux règles internes et légales sont proposées. Cela permet de réduire significativement les erreurs humaines.
Automatisations No-code
Les outils no-code tels que Zapier ou Make permettent de mettre en place facilement des automatisations entre différents logiciels utilisés dans la gestion des ressources humaines. Par exemple, ces plateformes peuvent déclencher automatiquement la création d’un contrat à partir d’un formulaire de recrutement, le déposer dans un espace partagé sécurisé, notifier les équipes concernées et inclure une étape de signature électronique.
L’alliance entre l’IA et les solutions no-code élimine les lourdeurs traditionnelles liées à la gestion documentaire, accélère le cycle de vie des contrats et garantit une gestion plus efficace des ressources humaines. Ces outils intuitifs permettent aux collaborateurs et aux gestionnaires de gagner en autonomie, en automatisant à la fois la création et la vérification des documents contractuels, tout en assurant un suivi rigoureux des obligations légales et administratives.
Mini tutoriel : Extraction automatique des clauses-clés des contrats récupérés via Google Drive avec Google Cloud Vision + alertes automatiques en cas d’anomalies
Pour automatiser l’extraction des clauses-clés des contrats stockés sur Google Drive, utilisez la puissance de Google Cloud Vision. Cette technologie avancée d’OCR (reconnaissance optique de caractères) permet de transformer des documents PDF ou des images en données textuelles exploitables. C’est une solution rapide et efficace pour digitaliser les contrats et en extraire les informations essentielles sans effort manuel.
Voici les étapes clés pour mettre en place ce processus :
- Centraliser les contrats : Regroupez tous les fichiers PDF ou images de vos contrats dans un dossier dédié sur Google Drive. Cela garantit un accès centralisé et sécurisé à vos documents.
- Extraction texte avec Google Cloud Vision : Configurez une automatisation (via des outils comme Make ou Zapier) pour récupérer chaque nouveau fichier ajouté au dossier. Envoyez ensuite ces fichiers à l’API Google Cloud Vision, qui analysera les documents et extraira le texte, même à partir de formats variés ou de qualité variable.
- Identification des clauses-clés : Utilisez un traitement en langage naturel (NLP) pour scanner le texte extrait et détecter des clauses spécifiques telles que les dates d’échéance, les clauses de confidentialité, les modalités de rémunération ou les conditions de renouvellement. Ces informations sont essentielles pour une gestion optimale des contrats.
- Détection d’anomalies et alertes automatiques : Programmez des règles pour repérer les incohérences comme des dates manquantes, des clauses non conformes ou des erreurs dans les mentions légales. En cas de problème, le système peut générer automatiquement des notifications via Slack ou email pour alerter les gestionnaires concernés.
Cette automatisation réduit considérablement la charge administrative liée au contrôle des contrats, minimise les risques d’erreurs humaines et garantit un suivi rigoureux des obligations légales et contractuelles.
Automatisation du suivi des échéances (contrats, visites médicales) via Google Calendar et notifications Slack
La gestion des échéances, qu’il s’agisse de renouvellements de contrats, de visites médicales ou d’autres obligations administratives, est essentielle pour assurer la conformité et le bon fonctionnement des ressources humaines. En automatisant ce suivi avec Google Calendar, vous pouvez intégrer ces dates importantes directement dans un agenda partagé, accessible à toutes les équipes concernées.
Des outils No-code comme Make ou Zapier, permettent de synchroniser automatiquement les dates issues des dossiers du personnel avec Google Calendar. Grâce à ces automatisations, il est possible d’ajouter les événements clés et de paramétrer des rappels réguliers.
Pour une optimisation plus efficace, des notifications Slack peuvent être configurées afin d’alerter en temps réel les gestionnaires ou les équipes RH à l’approche d’une échéance. Ces alertes automatisées simplifient la prise de décision et facilitent la planification des actions importantes.
Valeur ajoutée ipanemads : conformité RGPD, audits réguliers et formation des gestionnaires
ipanemads se démarque par son fort engagement en matière de conformité réglementaire, notamment au RGPD. Grâce à des processus rigoureux et des outils spécialement conçus pour sécuriser les informations personnelles des collaborateurs, l’agence IA garantit une gestion conforme aux exigences légales.
En plus de la conformité, ipanemads réalise des audits réguliers afin de vérifier l’efficacité et la fiabilité des automatisations mises en place dans la gestion administrative.
Un autre axe clé de la valeur apportée par l’agence réside dans la formation des gestionnaires RH. Consciente que la technologie seule ne suffit pas, l’entreprise organise des sessions de formation dédiées aux équipes pour leur permettre de maîtriser pleinement les outils d’automatisation.
Conclusion
Automatiser la gestion administrative RH grâce au no-code et à l’intelligence artificielle révolutionne durablement la gestion des contrats, des déclarations et de la conformité. Ces technologies permettent de libérer vos équipes des tâches répétitives tout en garantissant un suivi précis des échéances, notamment avec des outils comme Google Calendar et Slack.
Adoptez dès aujourd’hui ces solutions innovantes pour optimiser la gestion de vos ressources humaines, enrichir l’expérience collaborateur et garantir un cadre légal sécurisé.