On a souvent l’idée que l’automatisation est uniquement destinée aux grandes sociétés ou à ceux possédant des compétences hautement techniques. Mais des freelances, des boutiques en ligne et même de petites et moyennes entreprises prennent conscience de l’impact que Zapier peut avoir sur leur routine journalière. Terminé le temps gaspillé à copier des données, à composer des courriels identiques ou à jongler entre une pléthore d’instruments variés. Voici trois exemples, issus de situations réelles, où Zapier se révèle être très utile.
Le freelance qui automatise sa prospection
Kevin œuvre en qualité de consultant freelance expert en marketing digital. Chaque semaine, son site internet lui amène de nouveaux formulaires remplis par des personnes désirant parler de projets. Dans le passé, ils perdaient du temps à rassembler les informations, à les structurer et à composer un premier courrier électronique.
Il a mis en place un processus simple avec Zapier :
Chaque formulaire rempli est automatiquement enregistré dans Google Sheets, un email de bienvenue personnalisé est directement envoyé depuis Gmail et le contact est ajouté à son CRM (HubSpot) pour assurer qu’aucune opportunité ne soit perdue.
Conclusion : Kevin consacre désormais plus de son énergie à ses rendez-vous qu’à la gestion de ses courriels. Une tâche qui requérait auparavant une demi-journée chaque semaine est désormais entièrement éliminée.
La boutique en ligne qui suit ses commandes sans stress
Sophie, spécialisée dans la vente de produits artisanaux, suit au quotidien les commandes, répond aux clients et gére son stock, tout en évitant de se laisser déborder.
Elle a mis en œuvre un Zap qui :
s’occupe de chaque commande passée sur Shopify ; crée automatiquement un dossier de suivi dans Trello ; Informer le client sur Slack dès que la commande est prête. met à jour son inventaire sur Google Sheets.
Ce processus, qui requérait auparavant beaucoup de copier-coller et une vigilance constante, opère désormais de façon autonome. Sophie examine fréquemment son tableau Trello, mais elle consacre maintenant davantage de temps à construire et à entretenir la relation client plutôt qu’à gérer les tâches habituelles.
La PME qui fluidifie sa gestion interne
Dans une petite et moyenne entreprise de services, les gestionnaires étaient confrontés à un dilemme : centraliser les demandes internes des équipes. Des emails dispersés, des formulaires laissés à l’abandon, rien n’était jamais clair.
Pour tout simplifier, l’entreprise a mis en place un workflow Zapier :
Chaque demande (formation, congés, matériel) est enregistrée dans une base de données Airtable ; une notification est automatiquement transmise via Slack au gestionnaire concerné ; un rapport hebdomadaire est rédigé sur Google Docs et distribué aux ressources humaines.
Les bénéfices sont immédiats : réduction des emails désorganisés, amélioration de la visibilité et une équipe RH en mesure de se concentrer sur le contact humain plutôt que sur la gestion des dossiers.
Un coup de pouce pour se lancer sans effort
Ce qui est notable, c’est que ces automatisations ne sont pas particulièrement exceptionnelles d’un point de vue technique. Il n’est pas indispensable d’être développeur pour les implémenter. Zapier propose aussi une série de modèles prédéfinis pour une prise en main rapide et facile en quelques clics. Que vous souhaitiez établir une connexion entre Gmail et Slack, ou garantir la synchronisation de Shopify avec Google Sheets, un modèle est généralement disponible pour être utilisé.
Pour aller plus loin, la plateforme offre aussi des guides, des tutoriels et des histoires d’entreprises qui ont gagné du temps grâce à l’automatisation. Ces supports offrent du soutien aux débutants et encouragent ceux qui désirent utiliser l’outil de manière plus approfondie.
Conclusion
Pour résumer, que l’on soit freelance, gérant d’une boutique en ligne ou chef d’une petite entreprise, l’automatisation n’est plus un luxe hors de portée. Zapier permet d’automatiser les tâches fastidieuses, de réduire les erreurs humaines et surtout de libérer du temps pour ce qui est vital : développer son entreprise. C’est suffisant de démarrer avec un ou deux Zaps simples pour faire la différence.
1. Zapier. Customer Stories.
2. Zapier. Templates.
3. Zapier Blog. Zapier automation.
4. Zapier ressources. Guides
