Gérer plusieurs outils en même temps peut vite tourner au casse-tête. Entre les mails marketing, les bases de connaissances internes, la gestion de projet et les documents partagés, les informations partent dans tous les sens. Résultat ? On perd du temps, de l’énergie, et souvent des opportunités. Chez ipanemads, on a développé une méthodologie qui repose sur un principe simple : connecter les bons outils au bon moment, pour les bonnes personnes. Pas de superflu, pas de bricolage. Juste créer un Workflow sur mesure, pensé pour répondre aux besoins réels des équipes.
Dans cet article, on vous emmène dans les coulisses de cette approche. De l’audit initial jusqu’au suivi dans la durée, voici comment on transforme un système désordonné en machine bien huilée, grâce à l’automatisation et à une logique sur mesure.
Trop d’outils, pas assez de cohérence
Une réalité que vivent toutes les entreprises
Si vous utilisez Brevo (ex-Sendinblue) pour vos campagnes marketing, Notion pour centraliser la documentation, Trello pour suivre vos projets et Google Workspace pour les fichiers et la communication, vous êtes dans la norme. Le problème, ce n’est pas d’avoir tous ces outils : c’est de les faire cohabiter efficacement.
On voit souvent ça :
- des informations saisies dans Notion qui ne sont jamais mises à jour ailleurs ;
- des campagnes Brevo qui partent sans que l’équipe projet soit au courant ;
- des tâches créées dans Trello qui ne sont jamais suivies parce que… le lien avec les mails est inexistant ;
- des fichiers Google Docs en double, qu’on ne retrouve jamais au bon moment.
Chaque outil fait bien son travail, mais aucun ne parle à l’autre.
Et c’est là que ça coince.
La méthode ipanemads : un processus en 4 temps
Pas de magie. Juste de la méthode.
Nous avons structuré notre accompagnement en 4 grandes étapes, chacune essentielle pour construire un écosystème d’outils cohérent et efficace.
1. Audit et compréhension des usages
Tout commence par une phase d’écoute. On ne branche rien, on ne code rien, on observe.
- Quels sont vos processus actuels ?
- Qui fait quoi, quand et pourquoi ?
- Où sont les pertes de temps ?
- Quels sont les automatismes déjà en place, même « manuels » ?
Cette phase permet de dresser une carte claire de vos flux d’informations. On identifie les doublons, les silos, les points de friction.
C’est aussi le moment où on se rend compte que certaines habitudes sont prises… mais plus du tout efficaces.
2. Conception du Workflow sur mesure
Ici, on ne parle pas encore d’outils. On parle d’intention et de logique métier.
Exemple : « Quand un nouveau client signe un devis, une tâche doit être créée dans Trello, un espace client ouvert dans Notion, et une séquence de mails lancée dans Brevo. »
Cette intention, on la traduit en parcours utilisateur, en enchaînement de tâches, en liens entre outils.
C’est à ce moment-là qu’on définit les déclencheurs, les conditions, les actions. Tout est pensé en fonction de votre organisation interne.
3. Mise en place technique et automatisations
Une fois la logique validée, on passe à la technique.
- Connexions API (via Make, Zapier, ou des intégrations natives).
- Création de scénarios automatisés.
- Paramétrage des permissions et des rôles.
- Tests sur des cas concrets.
C’est souvent la phase qui fait peur. Mais c’est aussi celle où tout devient fluide. Un nouveau fichier est déposé dans Google Drive ? Il est automatiquement lié à la bonne carte Trello. Une nouvelle fiche client créée dans Notion ? Elle déclenche l’envoi d’un email dans Brevo.
Rien n’est laissé au hasard. Tout est documenté.
4. Suivi, Monitoring et ajustements
Le workflow est en place ? Bien. Mais il ne suffit pas de l’avoir déployé pour qu’il soit pérenne.
Nous assurons un suivi dans le temps, avec plusieurs objectifs :
- ajuster en fonction des retours utilisateurs ;
- Monitorer les erreurs éventuelles d’automatisation ;
- faire évoluer le système selon vos nouveaux besoins.
Et surtout : mesurer le ROI.
Un de nos clients a gagné plus de 10 heures par semaine simplement en automatisant la gestion des Leads entrants entre Brevo et Trello. Un autre a divisé par deux le temps de formation des nouveaux collaborateurs grâce à une base Notion structurée et connectée à ses processus.
Une organisation plus fluide, sans changer vos outils
Vous n’avez pas besoin de tout réinventer.
La vraie valeur, c’est de repenser vos flux. D’intégrer intelligemment ce que vous utilisez déjà. Et de créer des ponts entre ces outils qui, séparément, fonctionnent bien… mais ensemble, peuvent devenir redoutables.
C’est ce qu’on fait chez ipanemads. On ne vend pas du rêve. On vend du concret. Un gain de temps mesurable, une meilleure coordination d’équipe, et une base technique solide pour évoluer.
Si vous en avez marre des copier-coller, des oublis, des messages qui se perdent et des documents introuvables, il est peut-être temps de créer un Workflow sur mesure.
En résumé : la performance passe par l’orchestration, pas par l’empilement
Avoir les bons outils ne suffit pas. Ce qui fait la différence, c’est la manière dont on les fait dialoguer. Brevo, Notion, Trello et Google Workspace sont puissants chacun de leur côté, mais mal connectés, ils créent plus de bruit que de valeur.
La méthodologie ipanemads, c’est l’art d’orchestrer vos outils autour de vos vrais besoins métier. Un audit rigoureux, une conception sur mesure, une mise en place technique maîtrisée, et un accompagnement dans la durée. Rien n’est figé, tout s’adapte, et surtout : vous reprenez le contrôle sur vos flux de travail.
À la clé ? Moins de friction, plus de clarté, un vrai gain de temps… et une équipe qui avance dans le même sens.
Vous avez un système un peu bancal, plein de bonnes intentions mais mal huilé ? Parlons-en. On adore mettre les mains dans le cambouis numérique.